Assistant·e de Direction – Siège

Rattaché·e au Délégué Général de notre Fédération, vous occuperez un rôle central de coordination administrative, organisationnelle et institutionnelle auprès de la Direction Générale. Vous garantissez également le bon fonctionnement des instances de gouvernance, le suivi des dossiers stratégiques et la coordination des sujets liés à la vie du siège. Vos missions principales seront les suivantes :

 Appui administratif à la Direction Générale :

• Gestion des agendas du Délégué Général et du Président de la Fédération ;
• Planification et suivi des instances de gouvernance de l’association (Conseil d’administration, Assemblée Générale, commissions,
• comités) ;
• Organisation et suivi du CODIR, rédaction des comptes rendu etc… ;
• Organisation logistique complète des réunions ;
• Suivi administratif des instances : diffusion des ordres du jour, gestion des pièces préparatoires, suivi des procès-verbaux 
• Rédaction de courriers institutionnels (élus, rectorat, partenaires).

Coordination administrative et logistique du Siège :

• Gestion de la facturation (TAP, Paris Asso, sécurité et maintenance) ;
• Gestion des réservations sur l’interface Paris Asso ;
• Gestion des demandes de renouvellement d’occupation des créneaux sportifs mis à disposition par la Ville de Paris ;
• Réception et rangement des livraisons en lien avec l’équipe d’accueil ;
• Suivi administratif, classement et archivage ;
• Gestion des achats de fonctionnement du siège : fournitures, consommables, produits d’accueil…
• Organisation logistique des espaces de travail, réunions et événements internes ;
• Suivi du planning des véhicules de service ;
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des espaces communs et à la qualité de l’accueil au siège ;
• Management de l’équipe d’accueil du siège composée de 2 personnes ;
• Participation à la continuité d’activité de l’accueil en appui de l’équipe si nécessaire ;
• Interface de référence avec le syndic de copropriété et les copropriétaires, en lien avec la Direction Générale

 Appui à la coordination des services généraux & maintenance :

En lien avec le Responsable Sécurité & Maintenance :

• Transmission d’informations aux occupants du siège (maintenance, interventions techniques, consignes de fonctionnement) ;
• Interface de premier niveau avec les prestataires du bâtiment (prise de contact, suivi des demandes simples) ;
• Participation à la coordination logistique des projets liés aux locaux et aux espaces de travail (ex: déménagement) 

Vie associative et partenariats :

• Secrétariat administratif de l’association le Cercle Condorcet ;
• Mise à jour du site internet du Cercle Condorcet ;       
• Organisation des plénières et envois de convocations

D’autres missions pourront lui être confiées en fonction des besoins de la structure.